Conduite du changement

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Accompagnement du changement

« Rien n’est permanent sauf le changement » Héraclite

 

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement est l’ensemble des opérations effectuées au sein d’une organisation pour lui permettre de s’adapter au changement et à l’évolution de l’environnement. 

C’est une modification de caractères par l’apprentissage, la conduite du changement est l’accompagnement d’un processus de transformation de l’entreprise, dans un contexte qui évolue, que ce choix soit subi ou stratégique.

Comment faire de la conduite de changement ?

Que veut-on changer ? 

Vers quoi souhaite-t-on nous diriger ? 

L’objectif peut être lié à un domaine au SIRH (mise en place d’une nouvelle gestion des temps et des activités, changement de logiciel de paie..); Financier (développer le chiffre d’affaires). Tout changement implique la prise en compte du ROI (return On investment). Par conséquent l’aspect financier est toujours à garder dans l’optique.

Il est important d’analyser l’existant pour comprendre le nouvel objectif et le besoin de changement. Cette étape permet aussi d’identifier les résistances au changement possibles.

Définir des rôles clairs et former, si besoin, une équipe responsable de la conduite du changement.

Communiquer sur l ‘origine de la décision (le besoin), Le plan d’action mis en place, Les étapes à suivre, Les rôles de chaque personne concernée et les échéances.

Définissez des indicateurs pour mesurer l’efficacité du plan d’action mis en place.

Le changement a-t-il été accepté, acquis ? L’équipe est-elle opérationnelle ?

Comment faire de la conduite de changement ?

Si on pousse les collaborateurs au changement, simplement parce qu’il faut changer, il y a fort à parier que de fortes résistances opèrent. 

Pour embarquer ses équipes, il faut être capable de leur montrer que le changement est indispensable au succès de l’entreprise.

Le sentiment d’urgence peut s’estomper au fil des jours et les risques n’apparaîtront plus plausibles, même quand l’équipe a pris conscience de la nécessité du changement.

Pour faire perdurer cet état d’esprit, il est important de célébrer les victoires à court terme, afin de garder les équipes mobilisées et de montrer que le changement est en bonne voie et que les efforts portent leurs fruits.

Impossible de mener un changement d’envergure seul. Il est indispensable de s’entourer de collaborateurs motivés par le projet et on s’assure que ceux qui rejoignent le groupe seront réellement engagés. 

Pour qu’elle fonctionne, l’équipe de pilotage doit regrouper des personnes aux compétences et aux caractères distincts, à même de faire face au plus grand nombre possible de situations et de s’adresser à des personnalités différentes : leadership, crédibilité, communication, autorité.

Pour faire accepter l’idée du changement et faire en sorte que le plus grand nombre y participe activement, il faut répéter des messages très régulièrement, mais il faut également organiser des groupes de discussion dans lesquels les équipes peuvent discuter librement de leurs espoirs et leurs craintes, sans que la parole ne soit influencée par l’équipe dirigeante.

Il peut arriver que des membres de l’équipe diffusent une ambiance pessimiste pouvant révoquer l’enthousiasme du reste de l’entreprise. 

Ces personnes méritent une attention particulière : il est possible qu’ils réagissent ainsi parce qu’ils ont des craintes concernant le changement d’organisation. 

Il est primordial pour la réussite du changement de leur parler individuellement, de comprendre précisément ce qui les effraie et de réussir à les rassurer afin d’aller plus loin dans la conduite du changement.

Notre accompagnement

Eurivi Group propose des prestations pour vous aider à mener au succès les changements et d’enraciner ces derniers dans la culture de l’entreprise et contribuer à les pérenniser.

Conduite du changement

Le SIRH est de plus en plus ouvert à une population plus large que le service RH, en effet l’accès à ces outils par les acteurs non RH permet de décentraliser certaines tâches administratives afin de simplifier les démarches en les rendant accessible rapidement et facilement depuis tous les postes de travail.

Donner l’accès SIRH aux collaborateurs et leur permettre d’accéder à différents services tels que leurs congés, rémunération, demande de formation, suivi de carrière, mobilité… Cela permet d’augmenter leur implication et de faciliter les différentes démarches administratives

L’essentiel dans ces projets est d’éviter un biais. C’est-à-dire la non prise en compte d’un élément du contexte qui peut se révéler fatal pour la réussite du projet. La bonne intégration d’une démarche de cadrage générale mais aussi pour chaque composant est primordial pour une bonne réussite.

Etude de cadrage

Qu’est-ce qu’une étude de cadrage :

C’est une phase avant-projet. 

L’étude de cadrage consiste à définir l’ouvrage à venir, sa finalité et son utilité.

C’est une étape primordiale pour la réussite de vos projets 

Il y a 3 grandes étapes dans le cadrage d’un Projet : OPPORTUNITE ; FAISABILITE ; ETUDE ECONOMIQUE

Par ailleurs l’intégration d’une démarche de cadrage permet de réitérer cette mécanique à chaque composant, lot ou domaine critique du projet.

Comment cadrer un Projet :

  1. Définir ce qui est possible et qui a du sens et conclure sur l’opportunité 
  2. Définir COMMENT et conclure sur la faisabilité opérationnelle
  3. Délimiter les contours du projets 
  4. Préciser les responsabilités et engagements de chaque partie
  5. Définir la rentabilité ou les gains et conclure sur la perspective économique

Comment se déroule une réunion de cadrage :

  • Réaliser et envoyer un ordre du jour en amont
  • Reprendre l’ordre du jour et récapituler rapidement la raison de la réunion 
  • Reconstituer les besoins  
  • Préciser le périmètre du Projet 
  • Définir les moyens de communication à mettre en place dans le cadre du Projet  
  • Communiquer sur les risques du Projet en faisant preuve de transparence 
  • Rester à l’écoute active 
  • Rassurer les collaborateurs 
  • Se référer aux experts pour construire la solution collectivement 
  • Expliquer les choix 
  • Estimer avec les collaborateurs la charge de travail 
  • Montrer de la gratitude lorsque les collaborateurs sont arrangeants 
  • Composer une équipe Projet en fonction des compétences, du coût et disponibilités de chacun 
  • Préciser les livrables 
  • Motiver 

Objectifs d’un cadrage de projet :

  1. L’étude de cadrage est une phase souvent sous-estimée, bien qu’elle soit une étape clé pour la réussite d’un Projet.
    • L’objectif principal d’une étude de cadrage est de définir précisément une feuille de route et objectifs du Projet
    • Rappeler le contexte 
    • Eclaircir et partager une vision commune 
    • Définir une stratégie et les enjeux 
    • Respecter les délais et coûts
    • Connaître les risques globaux 
    • Définir une approche des solutions envisagées  
    • Affirmation des choix techniques 
    • Identifier la valeur ajoutée d’un Projet 
    • Identifier les moyens nécessaires à mettre en œuvre 

Comment analyser le besoin:

  • Avant de se lancer dans la réalisation du cadrage, il faut être sûr d’avoir bien analysé le besoin et pour cela il faut : 
    • Enquêter auprès des partis prenants afin de recueillir avec précision le besoin et les attentes 
    • Identifier la problématique à laquelle le projet doit répondre 
    • Définition des priorités
Notre accompagnement dans la démarche d’étude de cadrage :

Il n’existe pas de recette miracle pour réussir ses projets, mais une définition claire et une bonne méthode de cadrage réduisent les difficultés et propulsent le projet vers le succès. Notre expérience ainsi que notre approche méthodologique d’analyse de processus permettent de réaliser un cadrage permettant à votre société de comprendre tous les enjeux et coûts relatifs aux projets. L’éventualité d’un surcoût lié à un imprévu est ainsi écartée. La voie de mise en œuvre est balisée et correctement chiffrée au niveau des ressources tant humaines que financières.

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